Yhteisöteatteri Jäänsärkijät ry kerää henkilötietoja jäsenrekisteriin, jäsenarkistoon, sähköpostilistaan ja kerholistoihin. Yhdistyksen jäsenrekisteriä ja jäsenarkistoa ylläpitää jäsenrekisterivastaava. Sähköpostilistaa ylläpitää uutiskirjevastaava. Kerholistoja ylläpitävät kunkin kerhon, leirin tai produktion ohjaajat. Rekisterit ovat sähköisessä muodossa kunkin rekisterin vastaavan hallussa.
1) Yhdistyksen jäsenrekisteri
Kyseessä on yhdistyslain mukainen jäsenrekisteri. Siihen tallennetaan jokaisen jäsenen koko nimi, syntymävuosi, kotipaikkakunta ja yhteystietona sähköpostiosoite (tai sähköpostiosoitteen puuttuessa puhelinnumero). Syntymävuoden tarkoitus on kyetä määrittelemään kunkin jäsenen oikeudet yhdistyksen toiminnassa. Alaikäisen kohdalla sähköpostiosoite on huoltajan sähköpostiosoite ja tällöin rekisteriin lisätään myös huoltajan koko nimi. Lisäksi rekisteriin tallennetaan jäsenyyden peruste (esimerkiksi osallistuminen tiettyyn kerhoon).
Yhteisöteatteri Jäänsärkijöiden jäseneksi pääsee 1) osallistumalla teatterin toimintaan, jolloin jäsenmaksun katsotaan sisältyvän osallistumismaksuun tai 2) maksamalla erikseen vuotuisen jäsenmaksun.
Kannatusjäsen on jäsen, joka haluaa tukea yhdistyksen toimintaa. Kannatusjäseneksi voi liittyä maksamalla haluamansa suuruisen kannatusmaksun. Kannatusjäsenellä on yhdistyksen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus, muttei äänioikeutta.
Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa. Kunniajäsen ja kunniapuheenjohtaja on vapautettu jäsenmaksusta ja jäsenyys on elinikäinen.
Jäsenmaksun suuruudesta ja perimisestä päättää vuosikokous. Hallituksen jäseniltä sekä kunniapuheenjohtajalta ja kunniajäseniltä ei peritä jäsenmaksuja.
Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa jäsentietojaan koskevista muutoksista.
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle.
Hallitus voi erottaa yhdistyksestä jäsenen, joka on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai joka on muuten menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä. Hallitus voi myös erottaa jäsenen, joka ei ole ollut mukana yhdistyksen toiminnassa edellisenä kalenterivuonna.
Jäsenrekisteriin on pääsy jäsenrekisterivastaavalla, yhdistyksen puheenjohtajalla ja taloudenhoitajalla. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Jäsenillä on oikeus nähdä itseään koskevat tiedot pyydettäessä hallitukselta tai jäsenrekisterivastaavalta. Jos jäsen pyytää tietojensa poistamista jäsenrekisteristä, hän luopuu samalla yhdistyksen jäsenyydestä eikä voi osallistua yhdistyksen toimintaan.
2) Jäsenarkisto
Kyseessä on arkisto, jonne tallentuvat kaikki jäsenrekisterin tiedot silloinkin, kun henkilö ei ole enää jäsen ja hänen tietonsa on poistettu jäsenrekisteristä. Arkiston tarkoituksena on tallentaa tietoa historiallista tutkimusta ja tilastotarkoitusta varten ja mahdollistaa entisten jäsenten kutsumisen esimerkiksi vuosijuhliin.
Jäsenarkistossa on samat tiedot kuin jäsenrekisterissä: koko nimi, syntymävuosi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite (tai puhelinnumero), sekä jäsenyyden peruste kulloinkin. Tämän lisäksi arkistoon tallentuu tieto siitä, minä vuosina henkilö on ollut yhdistyksen jäsenenä.
Yhdistyksen hallituksen jäsenillä on pääsy jäsenarkistoon. Jäsenarkiston tietoja voidaan luovuttaa harkinnanvaraisesti yhdistyksen hallituksen ulkopuolisille tahoille, esimerkiksi tutkimusta varten. Yhdistyksen entisellä jäsenellä on oikeus pyytää tietojensa pysyvää poistamista jäsenarkistosta hallitukselta tai jäsenrekisterivastaavalta.
3) Sähköpostilista
Kyseessä on sähköpostilista yhdistyksen tiedotusta varten. Yhdistyksen toiminnasta kertovia viestejä lähetetään kyseiselle listalle noin neljä kertaa vuodessa. Lista sisältää ainoastaan sähköpostiosoitteen.
Sähköpostilistalle saa liittyä kuka tahansa yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut lähettämällä viestin viestintävastaavalle. Kerhoihin ja leireille osallistujilla on mahdollisuus liittyä sähköpostilistalle ilmoittautumisen yhteydessä. Listalta poistuminen tapahtuu samalla tavalla. Listalta poistetaan myös sähköpostiosoitteet, jotka eivät toimi. Vain yhdistyksen tiedottajalla on pääsy sähköpostilistan tietoihin.
4) Kerholistat
Yhdistyksen toimintaan (kerhoihin, leireihin, produktioihin) osallistuvilta kerätään toiminnan ohjaajan toimesta seuraavat tiedot: koko nimi, syntymävuosi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite (tai huoltajan sähköpostiosoite), puhelinnumero (tai huoltajan sähköpostiosoite). Alaikäiseltä osallistujalta pyydetään huoltajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Toimintaan osallistujat liitetään yhdistyksen jäseniksi ja heidän tietonsa siirretään myös jäsenrekisteriin. Kerhon (tai muun toiminnan) ohjaaja hallinnoi näitä henkilötietoja. Tiedot tallennetaan kerhokohtaisesti ja poistetaan kauden loputtua.
Teatteri Jäänsärkijät 