REKISTERISELOSTE

Yhteisöteatteriyhdistys Jäänsärkijät ry:n rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä:
Yhteisöteatteriyhdistys Jäänsärkijät ry

Yhteisöteatteriyhdistys Jäänsärkijät ry kerää henkilötietoja jäsenrekisteriin, jäsenarkistoon, sähköpostilistaan ja kerholistoihin. Yhdistyksen jäsenrekisteriä ja jäsenarkistoa ylläpitää jäsenrekisterivastaava [linkki luottamushenkilöihin]. Sähköpostilistaa ylläpitää tiedottaja [linkki luottamushenkilöihin]. Kerholistoja ylläpitävät kunkin kerhon, leirin tai produktion ohjaajat. Rekisterit ovat sähköisessä muodossa kunkin rekisterin vastaavan hallussa.

1) Yhdistyksen jäsenrekisteri

Kyseessä on yhdistyslain mukainen jäsenrekisteri. Siihen tallennetaan jokaisen jäsenen koko nimi, syntymävuosi, kotipaikkakunta ja yhteystietona sähköpostiosoite (tai sähköpostiosoitteen puuttuessa puhelinnumero). Syntymävuoden tarkoitus on kyetä määrittelemään kunkin jäsenen oikeudet yhdistyksen toiminnassa. Alaikäisen kohdalla sähköpostiosoite voi olla myös huoltajan sähköpostiosoite (tällöin rekisteriin lisätään myös huoltajan koko nimi). Lisäksi rekisteriin tallennetaan jäsenyyden peruste (esimerkiksi osallistuminen tiettyyn kerhoon).

Yhdistyksen jäseniä ovat yhdistyksen hallituksen jäsenet ja luottamushenkilöt, kerhoihin ja leireihin osallistuvat ja niiden ohjaajat, sekä jäsenmaksun maksaneet yhdistyksen toiminnassa jossain vaiheessa mukana olleet.

Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa jäsentietojaan koskevista muutoksista.
Jäsenrekisteristä poistetaan jäsenet kahden vuoden sisällä siitä, kun ei ole enää täyttänyt jäsenyyden ehtoja. Heidän tietonsa jäävät jäsenarkistoon.
Esimerkki:
Jos Maija Meikäläinen on osallistunut teatterikerhoon syksyllä 2018, hän on automaattisesti jäsen vuoden 2018, jolloin hänet liitetään jäsenrekisteriin. Jos hän ei vuoden 2019 aikana osallistu yhdistyksen toimintaan eikä maksa jäsenmaksua, hänet poistetaan jäsenrekisteristä vuonna 2020.

Yhdistyslain 14 § mukaan yhdistyksellä on oikeus erottaa jäsen, jos jäsen:
1) on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut;
2) on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä; tai
3) ei enää täytä laissa tai yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

Jäsenrekisteriin on pääsy jäsenrekisterivastaavalla, yhdistyksen puheenjohtajalla ja taloudenhoitajalla. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Jäsenillä on oikeus nähdä itseään koskevat tiedot pyydettäessä hallitukselta tai jäsenrekisterivastaavalta. Jos jäsen pyytää tietojensa poistamista jäsenrekisteristä, hän luopuu samalla yhdistyksen jäsenyydestä eikä voi osallistua yhdistyksen toimintaan.

2) Jäsenarkisto

Kyseessä on arkisto, jonne tallentuvat kaikki jäsenrekisterin tiedot silloinkin, kun henkilö ei ole enää jäsen ja hänen tietonsa on poistettu jäsenrekisteristä. Arkiston tarkoituksena on tallentaa tietoa historiallista tutkimusta ja tilastotarkoitusta varten ja mahdollistaa entisten jäsenten kutsumisen esimerkiksi vuosijuhliin.
Jäsenarkistossa on samat tiedot kuin jäsenrekisterissä: koko nimi, syntymävuosi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite (tai puhelinnumero), sekä jäsenyyden peruste kulloinkin. Tämän lisäksi arkistoon tallentuu tieto siitä, minä vuosina henkilö on ollut yhdistyksen jäsenenä.

Yhdistyksen hallituksen jäsenillä on pääsy jäsenarkistoon. Jäsenarkiston tietoja voidaan luovuttaa harkinnanvaraisesti yhdistyksen hallituksen ulkopuolisille tahoille, esimerkiksi tutkimusta varten. Yhdistyksen entisellä jäsenellä on oikeus pyytää tietojensa pysyvää poistamista jäsenarkistosta hallitukselta tai jäsenrekisterivastaavalta.

3) Sähköpostilista

Kyseessä on sähköpostilista yhdistyksen tiedotusta varten. Yhdistyksen toiminnasta kertovia viestejä lähetetään kyseiselle listalle noin neljä kertaa vuodessa. Lista sisältää ainoastaan sähköpostiosoitteen.

Sähköpostilistalle saa liittyä kuka tahansa yhdistyksen toiminnasta kiinnostunut lähettämällä viestin viestintävastaavalle. Kerhoihin ja leireille osallistujilla on mahdollisuus liittyä sähköpostilistalle ilmoittautumisen yhteydessä. Listalta poistuminen tapahtuu samalla tavalla. Listalta poistetaan myös sähköpostiosoitteet, jotka eivät toimi. Vain yhdistyksen tiedottajalla on pääsy sähköpostilistan tietoihin.

4) Kerholistat

Yhdistyksen toimintaan (kerhoihin, leireihin, produktioihin) osallistuvilta kerätään toiminnan ohjaajan toimesta seuraavat tiedot: koko nimi, syntymävuosi, kotipaikkakunta, sähköpostiosoite (tai huoltajan sähköpostiosoite), puhelinnumero (tai huoltajan sähköpostiosoite). Alaikäiseltä osallistujalta pyydetään huoltajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Toimintaan osallistujat liitetään yhdistyksen jäseniksi ja heidän tietonsa siirretään myös jäsenrekisteriin. Kerhon (tai muun toiminnan) ohjaaja hallinnoi näitä henkilötietoja. Tiedot tallennetaan kerhokohtaisesti ja poistetaan kauden loputtua.